پاسخ به این سوال که یک طرح توجیهی چیست ممکن است ساده به نظر برسد، اما زمانیکه در واقعیت با اجرای یک طرح توجیهی مواجه شویم، متوجه دشواری و پیچیدگی آن میشویم. در واقع منظور از یک طرح توجیهی، ارزیابی عملی شدن یک طرح و یا روش می باشد. یک طرح توجیهی به کشف نقاط قوت و ضعف کسب و کار موجود و یا سرمایه‌گذاری پیشنهاد شده پرداخته و فرصتها و تهدیدهای موجود در محیط، منابع مورد نیاز و در نهایت چشم انداز موفقیت را بررسی میکند.
تصمیم گیری برای آغاز یک پروژه جدید و یا سرمایه‌گذاری، باید به دقت صورت گیرد. عوامل مختلفی وجود دارند که قبل از آغاز یک پروژه باید بررسی گردند. ارائه یک طرح توجیهی راهی بسیار خوب برای بدست آوردن یک تجزیه و تحلیل دقیق بر روی احتمال موفقیت و یا شکست یک پروژه است، که می تواند به شما بینش عمیق‌تری در رابطه با نتایج مورد انتظار از پروژه‌های مختلف گردد.
دو تا از مهم ترین جنبه های یک طرح توجیهی، هزینه انجام عملیات و ارزشی میباشد که از انجام عملیات بدست خواهد آمد. از این رو، هر طرح توجیهی که توانایی کاهش هزینه‌ها و افزایش ارزش به کسب و کار موجود را داشته باشد، ارزشمند خواهد بود. بنابراین ویژگی‌های یک طرح توجیهی مناسب عبارتند از:
-تعیین نیازهای پروژه
اصولا یک پروژه شامل دو گروه نیازهای فنی و نیازهای سازمانی است. در صورتی‌که بازار و تقاضا برای محصول و یا خدمات وجود داشته باشد، شما نیاز به شناسایی منابع و نیازهای فنی برای سرمایه‌گذاری‌های جدید، حس میکنید. شما باید با توجه به هدف پروژه خود، به تعریف نیازهایتان بپردازید. مدیران پروژه‌ای که تعیین منابع مالی و فیزیکی مورد نیاز برای یک محصول و یا خدمت جدید را کم اهمیت در نظر می‌گیرند، اغلب در پایان با پروژه‌های شکست خورده و یا وعده‌های برآورده نشده مواجه خواهند شد.
-ارائه یک طرح جامع
شاید این ویژگی برای یک طرح توجیهی بدیهی به نظر آید، اما طرح توجیهی برای پروژه شما باید بطور کاملا ویژه‌ای طراحی شود و در واقع پروژه ی پیشنهادی شما را به خوبی تعریف نماید. یک طرح توجیهی نمی‌تواند کپی از طرح دیگران باشد؛ زیرا آنها به تناسب نیازهایشان آن را طراحی شده است. هر چند شما باید برای بدست آوردن ایده، برای آنچه که طرحتان نیاز دارد، به طرح هایی که دیگران استفاده کرده اند نگاهی بیاندازید.
-تجزیه و تحلیل بازار فعلی
این ویژگی بسیار مهمی است و شامل بررسی محیط کسب و کاری است که محصول و یا خدمت جدید می‌خواهد به آن وارد شود. بوسیله این تجزیه و تحلیل شما می‌توانید نقاط قوت و ضعف روش فعلی را کشف نمایید. بررسی نقاط قدرت، ضعف، فرصتها و تهدیدهای مواجه یک پروژه، به تصمیم‌گیرندگان کمک می کند تا بتوانند بهتر تصمیم‌گیری کنند. در برخی سازمان‌ها، مدیران ممکن است تمایل به وارد شدن به یک بازار جدید نداشته باشند، مگر آنکه مطمئن شوند که می‌توانند بر آن بازار مسلط گردند و یا شرکت‌های دیگر نیز شاید ترجیح دهند تا به جای سهم بازار بر روی بدست آوردن سود تمرکز کنند.
-انواع سوالات خاص
اگر شما سوالات درستی مطرح نکرده و هر جنبه ای از پروژه خود را به دقت بررسی نکرده باشید، یک طرح توجیهی موفق نخواهد بود. این سوالات می‌توانند شامل تاریخچه شرکت، مکان‌های مورد نظر برای این پروژه، تجزیه و تحلیل بازار، جایگزین‌های مناسب و سوالات جدی در رابطه با موفقیتی که هر جنبه از پروژه به ارمغان خواهد آورد، باشند.
-ارزیابی
ارزیابی در واقع شامل بررسی سودمندی اقتصادی پروژه انتخاب شده و برآورد هزینه‌های کل می باشد. پس از آنکه هزینه کل پروژه محاسبه شد، یک ارزیابی و خلاصه‌ای از هزینه‌ها شامل بازده سرمایه‌گذاری، تجزیه و تحلیل هزینه/سود و... آماده می شود.